Deja de Trabajar Duro, Trabaja con Inteligencia. Timo Kiander. EF

 

Sandra Gómez

 

 Estimado lector del Taller de Educación Financiera (EF), en la presente entrega le presento a Timo Kiander, con uno de sus libros más sobresalientes del tema de la PRODUCTIVIDAD.

La idea es trabajar de manera más inteligente teniendo como base la productividad, sus libros los puedes bajar de su página sin costo. La productividad en este sentido es definida como “sacar el máximo partido de nuestro tiempo”. La inspiración del contenido presentado hoy es el libro:  WORK SMARTER NOT HARDER. 18 Productivity Tips That Boost Your Work Day Performance (Trabaja de manera inteligente, no duro (2014).

A Kiander le podemos encontrar en su Blog, es un apasionado de la productividad (2007) y en 2010 inicio su blog: Productive Superdad Boost Your Performance by Working Smart.  www.productivesuperdad.com

Asimismo, podemos encontrar un video en YouTube en español, subido por libros para emprendedores de Luis Ramos (publicado el 17 de marzo 2017), “Trabaja Inteligentemente, no más duro” (revisado el 13 de marzo del 2021).

La filosofía de Timo Kiander descansa sobre cuatro hábitos que preparan a nuestro cuerpo para recibir información, su óptimo rendimiento y lograr ser más productivo:  #1. Mentalidad adecuada; #2. Disfrutar de la actividad física; #3. Nutrición optima; #4. Sueño adecuado.

Del tema de mentalidad adecuada, ya hemos leído a T. Harv Eker con “Los secretos de la mente millonaria”; a Robert Kiyosaki en “Padre Rico, padre pobre”. Muchos de los autores citados, algunos más contemporáneos coinciden en que nuestro recipiente (CUERPO) debe ser cuidado, la actividad física, la nutrición y el descanso, entre ellos el sueño reparador y los intervalos de distracción, son efectivos para activar la ATENCIÓN y lograr un máximo en el desempeño de nuestras tareas diarias.

El primer libro presenta 18 consejos que listaremos a continuación: 1. Comienza tu día de manera poderosa; 2. Entiende tu ritmo óptimo de trabajo diario; 3. Mantén las distracciones fuera de tu alcance; 4. Siempre planifica tu día con antelación (haz un listado); 5. Bebe agua; 6. De tu listado de tareas a ejecutar marca las IMPORTANTES y realízalas primero (prioriza); 7. Antes de cualquier reunión, pregúntate si es necesario (…); 8. Realiza tus tareas agrupándoles; 9. Nunca inicies tu día abriendo tu correo electrónico o cuentas de redes sociales; 10. Delega de forma efectiva; 11. Ten presente que las pausas o descansos son importantes para la eficacia y eficiencia de tus tareas; 12. Toma responsabilidad de las tareas que aun cuando no te gusten DEBES hacer; 13. Crea y actualiza una lista de tareas por realizar; 14. Siempre ten una imagen clara de lo que estás haciendo y dale seguimiento, cierra círculos; 15. Enfócate en solo una tarea a la vez; 16. Aprende a no saturarte, reconoce el valor de tu tiempo; 17. Domina el uso de tus herramientas de trabajo; 18. Asume responsabilidad al conocer el tiempo (muerto) que usas con actividades que te distraen de tu META.

Al repasar el listado podemos ver que debemos tener clara la meta, debemos planificar nuestras tareas, aprender a dar prioridad a lo importante y siempre cerrar círculos, dando seguimiento puntual a nuestro quehacer.  Por otra parte, nuestro tiempo es un recurso muy valioso y debemos emplearlo trabajando de manera más inteligente y no más duro.  Aprender a enfocarnos es una habilidad que se puede habituar y que se ejecuta con mayor eficacia alejando los distractores como son el timbre del teléfono, los ruidos de otros en casa u oficina; para ello hay que aprender a negociar con nuestros compañeros de trabajo y/o familia, por ejemplo, apartando un espacio y colocando un letrero en la puerta que diga ESTOY TRABAJANDO, FAVOR DE NO ENTRAR; previamente debe haber comunicado su necesidad a las personas que comparten ese espacio. 

Por otra parte, cada persona tiene tiempos diferentes de jornadas de trabajo, existen diferentes técnicas para espaciar entre TRABAJO-DESCANSO, por ejemplo: la Técnica #1. Pomodoro (+25min de trabajo/-5min. De descanso) (@4 sesiones) agregar un descanso largo de 15 a 20 minutos por cada 4 sesiones de trabajo. Técnica #2: (+90 min. De trabajo -20min. Con 20 minutos de descanso). Técnica #3. (+52min/-17 min). Deberás encontrar aquella que mejor se ajuste para ti; es ahí en donde alcanzaras tu clímax de productividad. Asimismo, cada persona tiene un diferente ciclo circadiano, la mayoría somos más productivos por la mañana, justo al amanecer, pero existen algunos a quienes la tarde/noche les acomoda.

Antes de cualquier reunión debes hacerte las siguientes preguntas: ¿Me debo encontrar físicamente?, ¿Es posible que si debo asistir sea vía remota?, ¿La reunión ha sido pautada/ tiene agenda?, ¿Es posible acotar la reunión, poner límites de tiempo?, ¿Todos saben de qué van a hablar en la reunión?  si se observa en las preguntas es relevante la importancia de TU TIEMPO, y el respeto al tiempo de los demás involucrados, debemos recordar que tiempo=DINERO y energía.

Aprender a delegar es importante, es una habilidad que debemos construir dentro y fuera de la familia. Para el trabajo de enviar correos electrónicos, por ejemplo, podemos escribir una lista de tareas a ejecutar, a manera de instructivo que esa persona a quien delegamos esa actividad específica le pueda ejecutar siguiendo esos pasos. El documento con las instrucciones debe ser probado para darle validez, y una vez que se ponga en práctica, se supervisar únicamente la primera vez, después ya no será necesario, esto es en sí una actividad o tarea que hemos delegado de manera inteligente. En caso de cambiar al ayudante, ese instructivo nos será de gran valor. Incluso existen software que atienden a clientes que son excelentes herramientas en las que se pueden delegar algunas actividades rutinarias como dar respuestas a preguntas frecuentes, hacer recordatorios, etc.

Aun con estas herramientas es importante dar seguimiento, poner fechas límites para revisar que todo esté en orden y fechas para las reuniones con los colaboradores. Las reuniones con los colaboradores son formas de atención y personalización para que se sientan parte del equipo y en respuesta demuestren lealtad a la empresa. Aun si esta empresa es una familia de pocos miembros.

Las tareas que nos disgusta realizar son, por ejemplo, contestar a un cliente o colaborador que sabemos que está molesto/incomodo; sabemos que en algún momento lo debemos “enfrentar” así que “al mal paso darle prisa”. Para actuar de manera inteligente el autor recomienda que primero nos visualicemos en esa situación y creemos el peor escenario, ahí en nuestra mente enfrentemos con argumentos y resolvamos, despertando el sentimiento de logro al final del enfrentamiento; después ejecutemos y eso nos quitara una carga emocional que llegaría a ser un lastre para la productividad si la dilatamos o no la resolvemos. Debemos aprender a decir NO, algunos colaboradores o clientes los perderemos, pero si son un lastre, déjalos ir; ya llegaran nuevos colaboradores a la empresa.

Recuerda invertir en tu educación, invierte tiempo en tu preparación sin olvidar la importancia de los descansos intencionados y los cuatro hábitos que harán tu vida más saludable, aliméntate física y emocionalmente, haz ejercicio, y trabaja en tener una mente abierta para recibir todo lo bueno que te mereces.

Si te gusto el contenido del curso/taller de Educación Financiera, comenta debajo de la publicación y comparte. No olvides leer el libro completo descargable en PDF sin costo. Te deseo un excelente emprendimiento, hasta la siguiente Historia de Vida, Dra. Sandra Gómez Patiño.