Proponen crear reglamento de archivos

 

Juan José Ríos Ríos
El Volcán/Guzmán

 

 

El Ayuntamiento local aprobó la iniciativa que propone la creación del Reglamento de Archivos para el Municipio de Zapotlán el Grande, que regule los archivos y con ello contar con los documentos digitalizados para consulta rápida y eficaz, aprovechando todos los medios tecnológicos que se cuentan. “Además que al momento del ejercicio de entrega- recepción, que se realiza al término e inicio de cada administración pública, los documentos estén ordenados, clasificados y por ende este proceso se llevaría con mayor rapidez y transparencia”, dijo el autor de la iniciativa, regidor Noé Saúl Ramos García, Presidente de la Comisión Edilicia de Administración Pública.

            Señaló que la creación de la Ley General de Archivos, tuvo por objeto establecer principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.

            “Es por ello, que el Congreso hace la armonización de esta ley, con la   Ley de Archivos del Estado de Jalisco y sus Municipios, además de promover el uso y aprovechamiento de la tecnología para la digitalización de archivos y así mejorar la clasificación, utilización, administración, accesibilidad y conservación de cada uno de los archivos, impulsa la organización adecuada de cada uno de los documentos de forma física, pero primordialmente contribuye a mejorar las herramienta de transparencia, rendición de cuentas, protección de datos personales y combate a la corrupción”, abundó Ramos García.

            Dijo que se cuenta con una Unidad de Archivo Municipal que de conformidad al artículo 68 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública local, establece sus funciones y dentro de ellas se encuentra el cuidado, la organización y administración del acervo documental del municipio, encargada también de salvaguardar los documentos inherentes al propio municipio y la región en general.

            “Sin embargo, no existe una reglamentación que regule el procedimiento de clasificación, conservación y administración de los documentos por cada dependencia que conforma la administración pública, la Unidad de Archivo Municipal es la encargada del acervo de cada documento, pero cada una de las áreas de la administración pública produce información  y documentos que no tienen un tratamiento correcto, por lo que se deberá coadyuvar con la Unidad de Archivo Municipal para la creación de los diferentes archivos, de conformidad al artículo  3 de la Ley de Archivos del Estado y sus Municipios.

            El reglamento deberá estar armonizado con la citada Ley General de Archivos, deberá contener los lineamientos de los sujetos obligados para el municipio, que la ley los define como cualquier autoridad, dependencia o entidad de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, organismos públicos descentralizados, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos del Estado de Jalisco y de sus municipios; así como cualquier persona física, jurídica o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito estatal y municipal.

            Deberá también contener las disposiciones de los archivos de trámite, archivos de concentración e históricos; Impulsar la profesionalización y capacitación continua en todas las dependencias sobre la cultura archivística; Establecer de forma precisa el catálogo de archivos para facilitar la concentración y consulta de información y así coadyuvar con la transparencia del municipio.

            También deberá resaltar las obligaciones y responsabilidades de los sujetos obligados además de los que ya establece las Leyes de la materia; establecer la estrecha coordinación con el Sistema Estatal de Archivos; Implementar la auditoria archivística municipal para el control, supervisión como forma de control interno de los archivos; y también establecer los mecanismos de valoración, conservación y restauración de archivos, así como sus plazos de conservación, entre otras.

            La iniciativa fue turnada a la Comisión Edilicia de Administración Pública como convocante y a la Comisión Edilicia de Reglamentos y Gobernación, como coadyuvante para su estudio y dictaminación, Y la notificación respectiva al jefe de la Unidad de Archivo Municipal y Cronista de la ciudad.